Heb je een andere vraag dan onderstaande? Stuur dan een mail naar vragenprivacy@markantonderwijs.nl
VRAGEN
In standaardgevallen mag dat, maar wel met een verwerkersovereenkomst. Een schoolfotograaf heeft gegevens nodig van leerlingen om de juiste foto's bij de juiste klassen terecht te laten komen. Als de fotograaf zelf de foto's verstuurt naar de ouders, zijn er adressen nodig. De school mag die dus alleen aan de fotograaf geven als er afspraken worden gemaakt over wat de fotograaf met die gegevens mag doen. De schoolfotograaf is wel een verwerker voor de school, dus je moet een verwerkersovereenkomst afsluiten.
De grondslag voor de verwerking (het leveren data leerlingen aan fotograaf) is om schoolfoto's te maken. Juridisch is dit een gerechtvaardigd belang. Dat 'hoort' bij het onderwijs, en de school gebruikt vaak zelf ook de pasfoto of klassenfoto voor eigen doelen. Het beste is om een verwerkersovereenkomst te gebruiken, maar dit is in de praktijk niet altijd makkelijk. Als de schoolfotograaf geen verwerkersovereenkomst wenst af te sluiten, probeer dan andere goede afspraken te maken over wat de fotograaf wel en niet met de data mag. Dat kan in een brief of mail.
Mag een school elk jaar klassenlijsten verstrekken aan ouders?
Dat mag alleen met toestemming. Op basisscholen worden er vaak klassenlijsten of telefoonlijsten uitgedeeld met namen, adressen en telefoonnummers (van ouders) van leerlingen. Deze gegevens zijn persoonsgegevens en vallen dus onder de privacywetgeving. Het delen van deze gegevens gebeurt niet in het kader van het geven van onderwijs. Het is daarmee noodzakelijk om de ouders (vooraf) toestemming te vragen voor het delen van de gegevens met andere ouders/leerlingen. Bedenk dat het delen van die adressenlijsten niet nodig is om goed onderwijs te geven.
Een school kan, als alternatief voor het verspreiden van de klassenlijst, er ook voor kiezen om de klassenouder (als enige) in de klas een adressenlijst te geven voor calamiteiten. Met deze ouder maakt de school de afspraak dat de lijst vertrouwelijk moet zijn. Als er bijvoorbeeld een adres van een ouder nodig is na schooltijd, dan kan de klassenouder altijd bij de adressenlijst.
Mag de school informatie over lln. doorgeven aan de de tso/bso?
Nee, dit mag nooit. Dus ook niet bij probleemgedrag. De privacy van lln. wordt geschonden indien hier geen toestemming voor is! Ook een lijst met namen van lln. is uit den boze. Dit mag dus alleen als ouders hiervan op de hoogte zijn en toestemming hiervoor hebben gegeven.
Is het echt verplicht om ParnasSys voor leerkrachten alleen inzichtelijk maken voor hun eigen groep?
Zolang er een doel en grondslag voor bestaat mag een leerkracht meer inzien dan alleen de eigen groep. Bedenk echter wel altijd of het een toegevoegde waarde (doel en grondslag) moet hebben dat een leerkracht meer dan alleen de eigen groep kan inzien. ParnasSys heeft de mogelijkheid om wel meer informatie in te zien, maar dan word je eerst (via een schermpje) gevraagd waarom dit nodig is. Daarna krijg je meteen toegang voor een bepaalde tijd! Wel gaat deze aanvraag naar de beheerder van school. Deze kan dan beoordelen of dit inderdaad nodig was (doel en grondslag).
Ieder jaar sturen we BOS-lijsten uit Parnassys naar de bibliotheek zodat we pasjes kunnen maken. Is het mogelijk om groepslijsten met mail- en adresgegevens van alle leerlingen van de school verder te verspreiden?
Het is wettelijk niet toegestaan om zomaar mail- en adresgegevens van alle leerlingen van de school te verspreiden buiten de school en aan andere ouders of leerlingen. Dit mag wel als de ouders (en leerlingen als ze 16 jaar zijn) daarvoor toestemming hebben gegeven. Een oplossing zou kunnen zijn dat je gaat werken met een lijst met nummers. BV. GR. 5a-1, Gr. 5a-2 enz. Deze lijst bevat geen persoonsgegevens. Alleen binnen de school zijn die namen bekend.
Moeten we toestemming hebben voor het maken en plaatsen van foto's en filmpjes?
Ja, het maken en plaatsen van foto's/filmpjes (beeldmateriaal) moet om die reden ook vermeld staan op een toestemmingsformulier dat ouders daadwerkelijk moeten ondertekenen. Op de website kun je dat bijvoorbeeld ook achter een beveiligde portal doen (ook hier heb je toestemming van ouders voor nodig). Maar ook dan moet je, als een ouder verzoekt een foto van zijn/haar kind te verwijderen, daar gehoor aan geven.
Mogen ouders foto's/filmpjes maken van andere leerlingen dan hun eigen kind?
Nee, niet zonder toestemming van de ouders van dat kind. Als het door andere ouders gebeurt, dan valt het in principe onder verantwoordelijkheid van die ouders (zij 'verwerken' dan gegevens). De school is en kan daar niet verantwoordelijk voor zijn of dit moet in opdracht van de school gebeuren. Ook als ze foto's maken op een openbare plek (tijdens een schoolreisje naar de dierentuin bijv.) moeten ze zich ook aan de privacywetgeving houden en mogen ze de privacy van andere leerlingen niet schenden. Wel is het slim om ouders daar, voordat de activiteit start, daar op te wijzen.
Mogen wij oud-leerlingen en/of medewerkers benaderen voor bijv. voor een reünie?
Ja, er geldt echter een bewaartermijn voor adresgegevens van oud-leerlingen van twee jaar. (Uitgezonderd zorg-lln). Dus twee jaar nadat de leerling van school af is, moet het adres van de leerling worden verwijderd. Denk je in de toekomst een reünie te organiseren? Vraag dan toestemming aan ouders om adresgegevens (niet meer vragen dan noodzakelijk) langer te mogen bewaren. Voor werknemers zie de vraag hieronder.
Hoe lang mag mijn werkgever mijn gegevens bewaren?
Voor sommige gegevens uit je personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst de werkgever verplicht om die gegevens een bepaalde periode te bewaren.
Het gaat om je loonbelastingverklaring en een kopie van je identiteitsbewijs. Deze moet je werkgever 5 jaar bewaren nadat je uit dienst bent. Voor andere gegevens uit je personeelsdossier bestaat een bewaartermijn van 2 jaar nadat je uit dienst bent.
Mag een werkgever mijn sollicitatiebrief bewaren?
Het is gebruikelijk dat een organisatie de sollicitatiegegevens verwijdert uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Wel kun je toestemming geven om jouw gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat er mogelijk op een later tijdstip een passende functie voor je komt. Dat mag dan een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure zijn.